Zásady zpracování osobních údajů Šumbarák

 

Zásady zpracování osobních údajů

Šumbarák, pobočný spolek Spolku PORTAVITA

 

Tímto dokumentem vám poskytujeme informace o zpracování osobních údajů organizaci Šumbarák, pobočný spolek Spolku PORTAVITA, IČ 04104285, zapsaném ve spolkovém rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě pod sp. zn. L 14331, sídlem Nám. T. G. Masaryka 810/4, 736 01 Havířov - Šumbark (dále též jen „Šumbarák“), rozsahu osobních údajů, které zpracováváme, k jakým účelům, z jakého právního titulu, jak dlouho organizace Šumbarák tyto osobní údaje zpracovává, komu a z jakého důvodu je může předat a současně podáváme informace o vašich právech souvisejících se zpracováním osobních údajů.

Chceme vás ujistit, že vaše osobní údaje zpracováváme s řádnou péčí a v souladu s právními předpisy. Vaše osobní údaje chráníme v maximální možné míře, zajišťujeme jejich důvěrnost a integritu za využití organizačních a technických opatření, které neustále aktualizujeme a modernizujeme.

Tyto zásady zpracování osobních údajů (dále též jen „Zásady“) se týkají zpracování osobních údajů klientů a podnájemců Šumbaráku (tj. subjektů v jakémkoliv smluvním vztahu s Šumbarákem), osob spolubydlících a rodinných příslušníků nájemců, včetně dětí. Osobní údaje dětí (osoby mladší 16 let) zpracováváme pouze na základě souhlasu rodičů či jiných zástupců, kteří rozhodují o tom, zda poskytnutí osobních údajů dítěte není v rozporu s jeho zájmy, popř. z důvodu oprávněného zájmu.

Slovníček pojmů

Pojem Význam pojmu
Dozorový úřad   Úřad na ochranu osobních údajů, Praha 7, Pplk. Sochora 27, www.uoou.cz  
EU resp. Unie, Evropská unie je definována jako nástroj, který si členské státy vytvářejí k prosazování svých společných cílů
Evidence jakýkoliv strukturovaný soubor osobních údajů přístupných podle zvláštních kritérií, ať již je centralizovaný, decentralizovaný, nebo rozdělený podle funkčního či zeměpisného hlediska
Nařízení   Nařízení Evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů).   V textu též jen „Nařízení“.   Označováno též jak GDPR.  
Osobní údaje Veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (subjekt údajů); identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.
Pověřenec Osoba dohlížející na soulad zpracování osobních údajů s Nařízením, kontaktní místo pro subjekty údajů a Dozorový úřad. Dále v textu též jen „Pověřenec“.
Profilování   Jakákoli forma automatizovaného zpracování osobních údajů spočívající v jejich použití k hodnocení některých osobních aspektů vztahujících se k fyzické osobě, zejména k rozboru nebo odhadu aspektů týkajících se jejích pracovního výkonu, ekonomické situace, zdravotního stavu, osobních preferencí, zájmu, spolehlivost, chování, místa, kde se nachází, nebo pohybu.  
Příjemce   Fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, kterým jsou osobní údaje poskytnuty, ať už se jedná o třetí stranu, či nikoli. Avšak orgány veřejné moci, které mohou získávat osobní údaje v rámci zvláštního šetření v souladu s právem členského státu, se za příjemce nepovažují; zpracování těchto osobních údajů těmito orgány veřejné moci musí být v souladu s použitelnými pravidly ochrany osobních údajů pro dané účely zpracování.  
Souhlas subjektu údajů Jakýkoliv svobodný, konkrétní informovaný a jednoznačný projev vůle, kterým subjekt údajů dává prohlášením či jiným zjevným potvrzením své svolení ke zpracování svých osobních údajů.
Správce Fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů; jsou-li účely a prostředky tohoto zpracování určeny právem Unie či členského státu, může toto právo určit dotčeného správce nebo zvláštní kritéria pro jeho určení. Pro účely tohoto dokumentu je správcem Šumbarák, pobočný spolek Spolku PORTAVITA, IČ 04104285, zaps ve spolkovém rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě pod sp. zn. L 14331, sídlem Nám. T. G. Masaryka 810/4, 736 01 Havířov - Šumbark (dále též jen „Šumbarák“)
Subjekt údajů Fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat odkazem na určitý identifikátor – osobní údaj.
Třetí strana Fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který není subjektem údajů, správcem, zpracovatelem ani osobou přímo podléhající správci nebo zpracovateli, jež je oprávněna ke zpracování osobních údajů.
Zákon č. 101/2000 Sb. Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů ve znění pozdějších předpisů.
Zpracování Jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.
Zpracovatel Fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce.
Zvláštní kategorie osobních údajů Osobní údaje, které vypovídají o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či politickém přesvědčení nebo členství v odborech, genetické údaje, biometrické údaje jedinečně identifikující fyzické osoby a údaje o zdravotním stavu či o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby.

 

Správce vašich osobních údajů

Správcem vašich osobních údajů je organizace Šumbarák, která od vás osobní údaje získala, a která je zpracovává k naplnění jednoho nebo více účelů.

Správce vaše údaje shromažďuje, disponuje jimi a nese odpovědnost za jejich řádné a zákonné zpracování v souladu s Nařízením a platnými právními předpisy na ochranu osobních údajů.

Svá práva v oblasti zpracování a ochrany osobních údajů specifikovaná níže můžete uplatňovat vůči Správci.

Uzavření smluvního vztahu, sjednání produktu či služby

Uzavíráte-li s organizací Šumbarák podnájemní vztah, či sjednáváte jinou službu či produkt, předáváte nám základní osobní údaje a podle povahy též profilové údaje, popř. další údaje nezbytné k tomu, abychom s vámi mohli uzavřít smlouvu, resp. abychom mohli posoudit, zda vám můžeme uzavření nájemní smlouvy, produkt či službu nabídnout. Správcem vašich osobních údajů je poskytovatel produktu. Je-li vám proto služba nabízena třetím subjektem, je správcem těchto osobních tento třetí subjekt.

Komunikujete a jednáte s námi

Ať už s námi komunikuje elektronicky, písemně, po telefonu, nebo při osobní návštěvě, shromažďujeme osobní údaje v průběhu komunikace s vámi.

Zpracovávané osobní údaje

Zpracováváme pouze takové osobní údaje, abychom vám mohli poskytovat kvalitní a profesionální služby a komfortní obsluhu, abychom dodržovali naše zákonné povinnosti a chránili své oprávněné zájmy. Údaje shromažďujeme především o našich klientech, nebo klientech, kteří se o naše služby zajímají a kteří nás oslovili.

Zpracováváme vaše základní osobní údaje, bez kterých by nemohl vztah mezi námi a vámi vzniknout, údaje o produktech a službách, které využíváte, údaje z naší komunikace a další údaje, aby okruh údajů byl přiměřený, relevantní a omezený na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu, pro který vaše osobní údaje shromažďujeme a zpracováváme.

Kompletní výčet účelů, pro které vaše osobní údaje zpracováváme, jakož i upřesnění konkrétních zpracovávaných údajů pro daný účel, naleznete v části „Účel zpracování osobních údajů“.

Kategorie subjektů, jejichž osobní údaje zpracováváme, jsou

  • zájemci o uzavření smluvního vztahu s Šumbarákem
  • podnájemci Šumbaráku, tj. subjekty ve smluvním vztahu s Šumbarákem
  • osoby spolubydlící a rodinní příslušníci osob spolubydlících a podnájemců, vč. dětí (dále jen „Spolubydlící osoby“)
  • osoby navštěvující nájemce, Spolubydlící osoby a jejich rodinné příslušníky v bytech k podnájmu od Šumbaráku
  • osoby zajišťující služby (správu, údržbu a opravy) v bytech a domech, kde Šumbarák má byty k podnájmu (zejm. zaměstnanci dodavatelských firem)
  • bývalí podnájemci, příp. bývalé Spolubydlící osoby (tj. osoby, kterým již skončil smluvní vztah s Šumbarákem)

Kategorie zpracovávaných osobních údajů

Identifikační osobní údaje

Mezi základní identifikační údaje patří vaše jméno, příjmení, datum narození, akademický titul, číslo průkazu totožnosti (občanský průkaz, popř. pas), adresa místa trvalého pobytu, adresa bydliště, příp. přechodného bydliště, příp. jiná kontaktní adresa, státní příslušnost, vyobrazení vašeho podpisu, pokud podnikáte také IČ, DIČ a adresa sídla.

Identifikační údaje jsou obvykle součástí smlouvy, kterou s námi uzavíráte.

Kontaktní údaje

Vašimi kontaktními údaji jsou telefon, e-mail, popř. adresa vašeho profilu na sociálních sítích a zaměstnavatel. Kontaktní údaje slouží zejména k operativnímu způsobu vedení komunikace a tím ke komfortnějšímu poskytování služeb a produktů.

Abyste mohli využívat naše aplikace a mohli s námi komunikovat elektronicky, spravujeme též vaše přístupové údaje – zejména přihlašovací jméno, heslo, autentizační certifikáty a další zabezpečovací prvky tak, abychom vás mohli při elektronické komunikaci bezpečně identifikovat.

Údaje o využívaných službách

Zpracováváme rovněž údaje o tom, které námi nabízené služby a produkty využíváte. V souvislosti s tím evidujeme naši vzájemnou související komunikaci, předchozí nabídky a doporučení.

Evidujeme informace o tom, z jakých zařízení k našim službám přistupujete elektronickou cestou, informace z internetového prohlížeče, který používáte, vaši IP adresu, informace z internetového prohlížeče, informace z cookies, které jsou umístěny na našich stránkách, lokační a geolokační údaje, identifikátory v sociálních sítích a komunikačních platformách.

V souvislosti s využívanými službami evidujeme vaše transakční údaje, tj. údaje o platbě, čísla bankovních účtů, údaje o vašich příjmech, potenciální zájem o poskytované služby.

V souvislosti s využívanými službami a produkty hodnotíme též odvozené osobní údaje (např. rozsah využívaných služeb a produktů apod.).

Získané informace nám napomáhají zejména k usnadnění a urychlení vaší obsluhy a za účelem zvyšování kvality, komplexnosti a optimalizace poskytovaných služeb.

Profilové údaje

Zpracováváme vaše základní fyzické charakteristiky jako je pohlaví, věk, sociálně-ekonomické (např. struktura a výše nákladů) a sociálně-demografické charakteristiky (manželství/partnerství, počet dětí, vzdělání, zaměstnání, informace o bydlení a domácnosti), údaje o životním stylu (např. návyky, trávení volného času), významné mezníky (stěhování) a riziková data (bonitu a důvěryhodnost, hodnocení rizik). Tyto profilové údaje nám umožňují nabídnout vám službu dle vašich potřeb a zajistit tak řádné plnění smlouvy jak z naší, tak z vaší strany.

Abychom vám mohli odpovědně nabídnout bydlení v bytech k podnájmu od Šumbaráku, ověřujeme vaši bonitu a důvěryhodnost a hodnotíme rizika a následně evidujeme údaje o vaší platební morálce.

Osobní údaje Spolubydlících osob

V souvislosti s nastavením správné výše úhrad za využívání našich služeb je nezbytné, abychom zpracovávali i osobní údaje osob, které žijí s nájemcem v bytě a nejsou s námi ve smluvním vztahu (Spolubydlící osoby). S ohledem na zvyšování kvality bydlení a poskytovaných služeb, nabízíme i těmto osobám možnost využívávat našich zvýhodněných produktů. Z tohoto důvodu musíme zpracovávat jejich osobní údaje v rozsahu kontaktních údajů, údajů o využívaných službách, profilových údajů i dalších údajů. Některé tyto osobní údaje jsme povinni zpracovávat také z titulu plnění smlouvy, právních předpisů, některé zpracováváme na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů.

Další údaje

S ohledem na společenskou odpovědnost a z důvodu veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví, abychom mohli nabídnout odpovídající služby i osobám s handicapem či seniorům, zpracováváme i osobní údaje tohoto charakteru. S ohledem na tyto údaje jsme schopni poskytnout vám služby, které jsou pro vás specifické a komfortní.

Z bezpečnostních důvodů a z důvodů ochrany majetku a zdraví jsou některé naše prostory (bytové domy či kanceláře) monitorovány kamerovým systémem se záznamem V tomto směru jsou zpracovávány vaše údaje v rozsahu obrazového záznamu vaší. Záznamy z kamer provozuje a zpracovává pro Šumbarák třetí subjekt.

Pro neustálé zlepšování našich služeb poskytovaných na základě smluvních a souvisejících vztahů zpracováváme údaje z naší komunikace a interakce, které nám sdělíte.

Účel zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme v nezbytném rozsahu pro příslušný účel – např. abychom s vámi mohli uzavřít podnájemní smlouvu, tuto smlouvu plnit, či vám mohli poskytnout související služby.

Povinnost zpracovávat osobní údaje nám stanovuje řada právních předpisů. Mnohé údaje musíme zpracovávat pro účely archivace. Některé údaje zpracováváme z důvodů ochrany práv a právem chráněných zájmů jak organizace Šumbarák, tak i třetích osob. Zpracování z tohoto důvodu pečlivě posuzujeme. V ostatních případech zpracováváme vaše osobní údaje pouze s vaším souhlasem.

Účely zpracování vašich osobních údajů jsou zejména následující:

Smluvní vztahy

Příprava uzavření smlouvy na základě vaší žádosti

Zpracováváme pouze takové osobní údaje, které jsou potřebné a nezbytné pro uzavření a plnění smluvního vztahu. Abychom s vámi mohli uzavřít smlouvu, potřebujeme znát vaše základní identifikační údaje, kontaktní údaje. Další údaje, které od vás získáváme, souvisí s rozsahem služeb poskytovaných v souvislosti s realizací smluvního (zejména podnájemního) vztahu. Pro uzavření podnájemní smlouvy a z důvodu řádného výběru smluvního partnera a z jiných důvodů (např. posouzení možnosti přiznání příspěvku, popř. doplatku na bydlení) potřebujeme zpracovávat i vaše profilové údaje, popř. profilové údaje Spolubydlících osob, aby bylo možno zjistit údaje o bonitě. Tyto údaje zpracováváme pouze v nezbytném rozsahu a pouze po nezbytnou dobu. Údaje až do podpisu smlouvy používáme pouze k přípravě návrhu smlouvy na vaši žádost. Po podpisu smlouvy zpracováváme osobní údaje pouze za účelem její realizace. Pokud nebude smlouva podepsána, zpracováváme je pouze tehdy, pokud nám k jejich zpracování bude svědčit jiný titul.

Pro tento účel zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:

  • identifikační osobní údaje
  • kontaktní údaje
  • profilové údaje
  • osobní údaje Spolubydlících osob
  • další údaje.

Právním titulem pro zpracování výše specifikovaných osobních údajů je:

  • plnění smlouvy
  • plnění povinností z právních předpisů
  • ochranu našich práv a oprávněných zájmů

Realizace smluvních vztahů

V průběhu trvání podnájemního vztahu se setkáváme s různými životními situacemi, při kterých potřebujeme zpracovávat vaše osobní údaje v rozsahu, ve kterém jste nám je sdělili při uzavření smluvního vztahu, popř. které je nezbytné doplňovat, opravovat a rozšiřovat (např. při změně vašich osobních údajů). Například za účelem správného nastavení vašich úhrad nás musíte informovat o Spolubydlících osobách, kteří s vámi sdílí domácnost. Osobní údaje těchto osob nadále zpracováváme v nezbytné míře a rozsahu.

Pro tento účel zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:

  • identifikační osobní údaje
  • kontaktní údaje
  • profilové údaje
  • údaje o využívaných službách
  • osobní údaje Spolubydlících osob
  • další údaje.

Právní titul proč vaše výše specifikované osobní údaje zpracováváme:

  • pro plnění smlouvy
  • plnění povinností z právních předpisů
  • pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů.

Aktualizace přijatých opatření a zasílání servisních zpráv a dalších provozních sdělení

Za účelem řádného plnění našich služeb, zpřístupnění základních informací, návrhu řešení vašich životních situací, vám zasíláme zprávy, informace, aktualizovaná opatření, které slouží k řádnému, bezpečnému a maximálnímu využívání vašich práv daných smluvním vztahem. Tato sdělení jsou zasílána různými formami, včetně využití listinné korespondence, telefonu, SMS, faxu, e-mailu, internetu, prostřednictvím klientských portálů, mobilních aplikací, sociálních sítí či firemního magazínu.

Pro tento účel zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:

  • identifikační osobní údaje
  • kontaktní údaje
  • údaje o využívaných službách
  • osobní údaje Spolubydlících osob
  • další údaje.

Právní titul proč vaše výše specifikované osobní údaje zpracováváme:

  • pro plnění smlouvy
  • plnění povinností z právních předpisů
  • pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů

Řízení vztahů se zákazníky

Respektujeme vaše potřeby a preference. Za účelem, abychom vám pomohli s výběrem nejvýhodnější služby a produktu, potřebujeme mít ucelený přehled o tom, jaké služby využíváte a jaká máte přání. Řešíme vaše přání, požadavky a stížnosti na našich pobočkách telefonicky, na internetových stránkách, v mobilních aplikacích a dalšími způsoby. Chceme vědět, zda jste s našimi službami souvisejícími s bydlením i dalšími produkty spokojeni, příp. zda máte návrhy, jak naše služby vůči vám ještě zlepšit. Z těchto důvodů zpracováváme zejména příslušné údaje o produktech a službách, profilové údaje a údaje z naší komunikace a interakce, které nám sdělíte.

Pro tento účel zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:

  • identifikační osobní údaje
  • kontaktní údaje
  • profilové údaje
  • údaje o využívaných službách
  • osobní údaje Spolubydlících osob
  • další údaje.

Právní titul proč vaše výše specifikované osobní údaje zpracováváme:

  • pro plnění smlouvy
  • pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů.

Klientský servis

Identifikace a autentizace klienta

Za účelem uzavření podnájemní smlouvy a poskytování souvisejících služeb od vás potřebujeme získat základní osobní údaje. Vaši identifikaci vyžadujeme také při komunikaci a jednání s vámi, jakož i v případě uplatňování ochrany vašich osobních práv. Abyste s námi mohli komunikovat elektronicky a mohli případně obsluhovat nabízené produkty pomocí aplikací, zpracováváme vaše přístupové údaje – zejména přihlašovací jméno a heslo, které slouží k bezpečné autentizaci vaší osoby. Veškeré výše uvedené osobní údaje potřebujeme zpracovávat za účelem identifikace a autentizace rovněž Spolubydlících osob.

Pro tento účel zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:

  • identifikační osobní údaje
  • kontaktní údaje
  • údaje o využívaných službách
  • osobní údaje Spolubydlících osob.

Právním titulem pro zpracování výše specifikovaných osobních údajů je:

  • plnění smlouvy
  • plnění povinností z právních předpisů
  • ochrana našich práv a oprávněných zájmů.

Využívání produktů a služeb

Tím, že využíváte našich služeb, dochází z naší strany ke zpracování vašich osobních údajů. Především se jedná o vaše základní identifikační údaje, údaje o využívaných službách (vč. geolokačních údajů) a další údaje. Pokud využíváte naše služby pomocí mobilních zařízení a internetových aplikací, shromažďujeme údaje o vaší poloze. Na elektronických portálech, které využíváte pro obsluhu produktů, vám za účelem zjednodušení a usnadnění obsluhy a této komunikace zobrazujeme základní informace o vás a vašich využívaných produktech.

Pro tento účel zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:

  • identifikační osobní údaje
  • kontaktní údaje
  • profilové údaje
  • údaje o využívaných službách
  • osobní údaje Spolubydlících osob
  • další údaje

Právní titul pro tyto výše uvedené osobní údaje zpracováváme:

  • plnění smlouvy
  • pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů
  • na základě vašeho souhlasu.

Zasílání informací, specifikace přijatých opatření

Za účelem zkvalitňování našich služeb vám zasíláme zprávy, informace či nabídky, které slouží k maximálnímu využívání smluvního vztahu s Šumbarákem. Tato sdělení jsou zasílána různými formami, včetně využití listinné korespondence, telefonu, SMS, faxu, e-mailu, internetu, prostřednictvím klientských portálů, mobilních aplikací, sociálních sítí či firemního magazínu.

Pro tento účel zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:

  • identifikační osobní údaje
  • kontaktní údaje
  • profilové údaje
  • údaje o využívaných službách
  • osobní údaje Spolubydlících osob
  • další údaje.

Právní titul proč vaše výše specifikované osobní údaje zpracováváme:

  • pro plnění smlouvy
  • pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů
  • na základě vašeho souhlasu.

Vytváření analytických modelů

V rámci vytváření datových analýz, statistik a analytických modelů spojujeme, porovnáváme a analyzujeme identifikační osobní údaje, údaje o využívaných službách a profilové údaje, abychom byli schopni správně odhadnout a poté naplnit potřeby vybraných kategorií subjektů. Data v analýzách, statistikách a analytických modelech prozkoumáváme na plně anonymní úrovni a necílíme na konkrétní osoby.

Pro tento účel zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:

  • identifikační osobní údaje
  • profilové údaje
  • údaje o využívaných službách
  • osobní údaje Spolubydlících osob
  • další údaje.

Právní titul proč tyto údaje zpracováváme:

  • pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů

Profilování za účelem obchodního využití

Abychom vám nabízeli produkty a služby, které jsou pro vás relevantní a nejvýhodnější, potřebujeme mít od vás co nejpřesnější údaje týkající se vašich profilových údajů a preferovaných produktů a služeb. Tyto údaje za účelem vytvoření nevhodnější nabídky pro vás profilujeme a analyzujeme pro marketingové účely a pro rozhodnutí, kterými produkty vás oslovíme.

Pro tento účel zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:

  • identifikační osobní údaje
  • kontaktní údaje
  • profilové údaje
  • údaje o využívaných službách
  • osobní údaje Spolubydlících osob
  • další údaje.

Právní titul proč vaše výše specifikované osobní údaje zpracováváme:

  • pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů
  • na základě vašeho souhlasu, popř. souhlasu třetích osob.

Marketing

V rámci marketingových činností zasíláme našim klientům i třetím osobám obchodní sdělení týkající se produktů a služeb našich i našich obchodních partnerů. Tato sdělení jsou zasílána různými formami, včetně využití listinné korespondence, telefonu, SMS, faxu, e-mailu, internetu, prostřednictvím klientských portálů, mobilních aplikací, sociálních sítí či námi vydávaného časopisu. Za účelem marketingu zpracováváme údaje o vašich preferencích, využívaných službách a vytváříme nabídku pro vás. Pro tento účel provádíme hodnocení základních údajů, údajů o službách a produktech, profilových údajích a využíváme profilování, vč. využití automatizovaných prostředků. Na základě tohoto hodnocení jsme schopni vybrat individuálně pro vás ty nejlepší nabídky tak, abychom vás nezatěžovali nabídkami nerelevantními a pro vás nevýhodnými.

Snažíme se, aby pro vás naše vzájemná komunikace a interakce byla zábavná a atraktivní a využíváme za tím účelem údaje z naší komunikace a profilové údaje. Zapojujeme vás do akcí, soutěží a aktivit na sociálních sítích. Všemi těmito aktivitami se snažíme zvyšovat váš komfort a zlepšovat péči o vás.

Zpracování za účelem přímého marketingu provádíme z důvodu oprávněného zájmu, popř. na základě vašeho souhlasu.

Pro tento účel zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:

  • identifikační osobní údaje
  • kontaktní údaje
  • profilové údaje
  • údaje o využívaných službách
  • osobní údaje Spolubydlících osob
  • další údaje.

Právní titul proč vaše výše specifikované osobní údaje zpracováváme:

  • pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů
  • na základě vašeho souhlasu, popř. souhlasu třetích osob.

Výzkum a analýza vývoje nabídky

Údaje o využití produktů a služeb a profilové údaje využíváme pro účely výzkumu, vývoje a analýzy nabízených služeb. Za tímto účelem analyzujeme situaci, rozšiřujeme naše služby a přicházíme s nabídkou nových produktů a lepších služeb. Neustále sledujeme nové trendy a vývoj v oblasti naší činnosti a oblastí souvisejících.

Pro tento účel zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:

  • identifikační osobní údaje
  • kontaktní údaje
  • profilové údaje
  • údaje o využívaných službách
  • osobní údaje Spolubydlících osob
  • další údaje.

Právní titul proč vaše výše specifikované osobní údaje zpracováváme:

  • pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů
  • na základě vašeho souhlasu, popř. souhlasu třetích osob.

Technická a organizační opatření

Kamerové a monitorovací systémy

Za účelem ochrany majetku, bezpečnosti, života a zdraví a jako prevence před vandalismem a zamezení vstupu nežádoucích osob, jakož i za účelem sekundárního bezpečnostního prvku pro případ narušení primárních zabezpečovacích systémů, jsou některé bytové domy, kanceláře a další prostory, monitorovány kamerovým systémem se záznamem. Kamerové systémy jsou instalovány tak, aby v žádném případě nezasahovaly do vašeho soukromí či soukromí třetích osob a slouží primárně k ochraně jak našeho, tak vašeho majetku a zajištění bezpečnosti. Provoz kamerových systémů pro nás zajišťuje třetí subjekt, přičemž systémy organizačního a technického zabezpečení jsou přísně nastaveny.

Pro tento účel zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:

  • další údaje.

Právní titul proč vaše výše specifikované osobní údaje zpracováváme:

  • plnění povinností z právních předpisů
  • pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů.

Výkon a ochrana práv

V případě, že jsme nuceni vymáhat naše pohledávky právní cestou, resp. pokud jsme účastníky soudního řízení a řízení se týká vaší osoby, použijeme v nezbytném rozsahu vaše základní a kontaktní údaje, údaje o produktech a službách, údaje z naší komunikace, případně další údaje nezbytné k ochraně našich práv.

Pro tento účel zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:

  • identifikační osobní údaje
  • kontaktní údaje
  • údaje o využívaných službách
  • osobní údaje Spolubydlících osob.

Právní titul proč vaše výše specifikované osobní údaje zpracováváme:

  • plnění povinností z právních předpisů
  • pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů.

Testování systémů, softwaru, hardwaru a jiných technologií

S ohledem na pravidelnou implementaci a aktualizaci systémů, softwaru, hardwaru a jiných technologií, které nelze zavést bez účinného testování, je toto testování založeno obvykle i na testování údajů našich klientů. Nelze-li využít jiných prostředků a způsobů, v nezbytných případech a omezeném rozsahu mohou být vaše data využita k testování systémů, softwaru, softwarových změn, hardwaru, jiných technologií a školení našich zaměstnanců.

Pro tento účel zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:

  • identifikační osobní údaje
  • kontaktní údaje
  • profilové údaje
  • údaje o využívaných službách
  • osobní údaje Spolubydlících osob
  • další údaje.

Právní titul proč vaše výše specifikované osobní údaje zpracováváme:

  • pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů.

Vnitřní správa Šumbaráku, řízení informací, optimalizace procesů, školení, reporting

Vaše osobní údaje zpracovávají při plnění svých interních povinností naši zaměstnanci. Pro konkrétní situace a případy jsou u nás nastaveny procesy, interní pokyny, schvalovací systémy a reportovací systémy. Vaše osobní údaje jsou používány pro účely plánování, vyhodnocování nebo zvýšení efektivity. Za účelem reportingu či ekonomických výsledků jsou data agregována (spojována či seskupována), čímž již nedochází ke zpracování konkrétních osobních údajů týkajících se vaší osoby, ale jde již pouze o statistické vyhodnocení.

Pro tento účel zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:

  • identifikační osobní údaje
  • kontaktní údaje
  • profilové údaje
  • údaje o využívaných službách
  • osobní údaje Spolubydlících osob
  • další údaje.

Právní titul proč vaše výše specifikované osobní údaje zpracováváme:

  • pro plnění smlouvy
  • plnění povinností z právních předpisů
  • pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů.

Jak dlouho vaše osobní údaje uchováváme?

Vaše osobní údaje uchováváme pouze po dobu ne delší, než je nezbytné pro účely, pro které jsou zpracovávány. Obvyklá délka archivace je stanovena lhůtou 5 let tak, jak nám to ukládají právní předpisy.

Dochází-li ke zpracování více kategorií osobních údajů a některé kategorie údajů již nebudou nezbytné pro naplnění žádného z výše stanovených účelů, tyto údaje neprodleně vymazáváme, popř. anonymizujeme, tj. technicky nevratně upravujeme tak, že na jejich základě nelze provést identifikaci konkrétní osoby, tzn. takovéto údaje již nemají povahu osobního údaje.

Délka zpracování většiny dat je určena právními předpisy, podle kterých je délka archivace v Šumbaráku nastavena.

Vaše osobní údaje, které zpracováváme pro účely, jejichž právními tituly jsou plnění smlouvy, plnění povinností z právních předpisů a ochrana našich práv a oprávněných zájmů, zpracováváme do doby ukončení našeho smluvního vztahu, příp. do doby vyřešení a vypořádání všech souvisejících právních záležitostí (např. neuhrazený dluh, běžící záruční doba, sporné vyúčtování služeb, probíhající soudní či správní řízení apod.) a dále po dobu běhu promlčecí či prekluzivní lhůty.

Vaše osobní údaje, které zpracováváme na základě vašeho souhlasu, uchováváme po dobu platnosti tohoto souhlasu. Pro prokázání vzniku, trvání, změnu či odvolání souhlasu uchováváme z titulu našich oprávněných zájmů tento souhlas po celou dobu jeho platnosti a dále 5 let po jeho zániku.

Musíte nám své osobní údaje poskytovat?

Zpracování osobních údajů, které probíhá na základě smlouvy, z titulu našeho oprávněného zájmu, popř. plnění právní povinnosti, je nezbytné a bez jejich předání nelze službu, plnění nebo činnost provést. Poskytnutí těchto osobních údajů je povinné a nelze je nahradit žádným jiným způsobem.

Nechcete-li, nebo nemůžete-li, nám některé vaše osobní údaje poskytnout, a tyto údaje jsou pro plnění smlouvy či služby povinné, nemůžeme vám související službu poskytnout.

Některé údaje zpracováváme pouze na základě vámi poskytnutého souhlasu. Poskytnutí těchto osobních údajů je z vaší strany dobrovolné. Udělený souhlas se zpracováním osobních údajů můžete kdykoliv odvolat, a to i to samostatně k jednotlivému účelu, v rámci něhož si nepřejete, aby vaše osobní údaje byly dále zpracovávány.

Některé osobní údaje získáváme i z veřejných zdrojů a rejstříků. Pomocí těchto zdrojů můžeme ověřovat správnost poskytnutých údajů, příp. vaši důvěryhodnost a bonitu.

Příjemci osobních údajů

Získané osobní údaje zpracováváme primárně v rámci naší vlastní činnosti. Údaje můžeme poskytnout třetím osobám pouze tehdy, ukládá-li nám to právní předpis, popř. nám k tomu dáte souhlas.

Vaše data jsme povinni předávat různým státním orgánům, vždy se tak děje pouze za podmínek stanovených právními předpisy.

Pokud je to nezbytné k dosažení některého z výše specifikovaných účelů, předáváme vaše data třetímu subjektu, který je povinen nám doložit, že jeho úroveň zpracování osobních údajů a zabezpečení osobních údajů odpovídá předpisům na ochranu osobních údajů.

Dodavatelé

Některé naše služby jsou poskytovány prostřednictvím nebo v součinnosti s našimi spolupracujícími subjekty a dodavateli. Jde zejména o služby v oblasti pronájmu nemovitostí, správy, údržby, oprav a služeb souvisejících se správou bytového fondu (např. dodavatelé stavebních prací, revizní technici a kominíci). Činnosti těchto subjektů probíhají v souladu s uzavřenou smlouvou o zpracování osobních údajů a tyto subjekty podle našeho auditu a kontroly poskytují dostatečné záruky a mají zavedena vhodná technická a organizační opatření v souladu s platnými právními předpisy na ochranu osobních údajů. Tito zpracovatelé jsou oprávněni zpracovávat vaše osobní údaje pouze pro účely výkonu činností, ke kterým byli pověřeni. Pro účely výkonu činnosti v souladu se smlouvou o zpracování osobních údajů není vyžadován váš souhlas, neboť takové zpracování probíhá na základě smlouvy a právního předpisu.

Pokud někoho dalšího pověříme výkonem určité činnosti zejména související se zajištěním řádného výkonu vašich práv, jako nájemců bytů, může při tom docházet ke zpracování vašich osobních údajů.

RESIDOMO

Našim hlavním partnerem v oblasti pronájmu nemovitostí je společnost RESIDOMO, s.r.o., IČ 05253268, zaps. u KS v Ostravě pod sp. zn. C.66812, sídlem Gregorova 2582/3, Moravská Ostrava, 702 00 (dále též jen „RESIDOMO“).

V rámci poskytování služeb souvisejících s bydlením předáváme společnosti RESIDOMO zejména vaše základní osobní údaje a kontaktní údaje.

RESIDOMO Služby

Našim hlavním partnerem v poskytování dodavatelských služeb v oblasti správy a údržby nemovitostí je společnost RESIDOMO Služby, s.r.o., zaps. v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě v odd. C, vložka 67543, sídlem Gregorova 2582/3, Moravská Ostrava, 702 00  Ostrava, IČ: 03440435 (dále též jen „RESIDOMO Služby“), která poskytuje RESIDOMO služby zejména v rozsahu:

  • technicko-organizační činnost v oblasti požární ochrany
  • poskytování služeb v oblasti bezpečnosti práce a ochrany zdraví při práci
  • montáž, opravy, revize a zkoušky elektrických zařízení
  • montáž, opravy, revize a zkoušky plynových zařízení a plnění nádob plyny
  • zámečnictví, nástrojářství, zednictví, malířství, lakýrnictví, natěračství
  • vodoinstalatérství, topenářství
  • truhlářství, podlahářství
  • pokrývačství a tesařství.

V rámci poskytování služeb souvisejících s bydlením předáváme společnosti RESIDOMO Služby zejména vaše základní osobní údaje a kontaktní údaje.

Další dodavatelé

Některé další činnosti, které jsou zajišťovány pro Šumbarák třetími subjekty, a při nichž může dojít k předání osobních údajů:

  • subjekty zajišťující účetní a personální služby,
  • advokáti,
  • finanční a daňoví poradci,
  • subjekty vymáhající naše pohledávky,
  • poskytovatelé bezpečnostních služeb,
  • poskytovatelé IT služeb, včetně cloudových uložišť,
  • poskytovatelé archivačních služeb,
  • marketingové agentury,
  • společnosti spolupracující v rámci věrnostních programů,
  • poskytovatelé tiskových a poštovních služeb,
  • odhadci nemovitostí, geodeti,
  • poskytovatelé pojištění a finančních služeb,
  • jiní poradci a poskytovatelé dalších služeb.

Jaká jsou vaše práva v oblasti ochrany osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme transparentně, korektně a v souladu s předpisy upravujícími ochranu osobních údajů. Máte právo na přístup ke svým osobním údajům, jakož i další práva, pokud se domníváte, že zpracování vašich osobních údajů není v pořádku.

Chcete odvolat svůj souhlas?

V případech, kdy zpracováváme osobní údaje na základě vašeho souhlasu, jste oprávněni tento souhlas kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zpracování vašich údajů, které bylo činěno na základě platného souhlasu až do momentu jeho odvolání.

Chcete-li omezit nebo odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů, můžete nás kontaktovat běžným způsobem nebo kontaktovat pověřence pro ochranu osobních údajů na emailové adrese poverenecGDPR.sumbarak@portavita.cz. Nastavení souhlasu můžete změnit také v některých našich elektronických portálech.

Právo na přístup k osobním údajům

Podle článku 15 Nařízení máte právo na přístup k osobním údajům, které zahrnuje právo

  • získat informaci, zda dochází ke zpracování osobních údajů;
  • získat informace o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánované době zpracování, o existenci práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování, podat stížnost u dozorového úřadu, o veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů, skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, o vhodných zárukách při předání osobních údajů mimo EU;
  • získat kopie zpracovávaných osobních údajů (pokud tím nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

V případě opakované žádosti, či zneužívání tohoto práva, je Šumbarák oprávněn za kopii osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.

Právo na opravu nepřesných údajů

Podle článku 16 Nařízení máte právo, aby byly bez zbytečného odkladu opraveny nepřesné osobní údaje, které se vás týkají a které zpracovává Šumbarák. V rámci smluvního vztahu máte současně povinnost oznamovat změny svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo. Zároveň jste povinni poskytnout Šumbarák součinnost, bude-li zjištěno, že osobní údaje, které o vás zpracováváme, nejsou přesné. Opravu provede Šumbarák bez zbytečného odkladu, s přihlédnutím k technickým možnostem.

Právo na výmaz

Podle článku 17 Nařízení máte právo, aby byly vaše osobní údaje vymazány, pokud Šumbarák neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů. Právo na výmaz není tedy právem absolutním a každá žádost o výmaz bude ze strany Šumbaráku individuálně posouzena.

Výmaz osobních údajů nelze dále učinit v případě, kdy Šumbarák zpracovává osobní údaje např.:

  • na základě právní povinnosti podle práva EU nebo práva členského státu, která Šumbaráku ukládá, aby osobní údaje uchovával (např. povinnosti podle zákoníku práce, zákona o bankách, zákona o účetnictví atd.),
  • ke splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu, kterým je pověřen, nebo při výkonu veřejné moci;
  • z důvodu veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví;
  • z důvodu archivace ve veřejném zájmu, pro účely vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely;
  • za účelem určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků.

Právo na omezení zpracování

Podle čl. 18 Nařízení máte do doby vyřešení podnětu právo na omezení zpracování, pokud popíráte správnost osobních údajů, legalitu zpracování osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo podáte námitku proti jejich zpracování.

Právo na přenositelnost osobních údajů

Podle článku 20 Nařízení máte právo na přenositelnost údajů, které se vás týkají a které jste poskytla/poskytl Šumbaráku, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo požádat Šumbarák o předání těchto údajů jinému správci. Právo na přenositelnost osobních údajů můžete uplatnit pouze tehdy, pokud je zpracování osobních údajů prováděno automatizovaně a jeho zpracování je současně založena na vašem souhlasu nebo smluvím vztahu, popř. pokud Šumbarák přenos údajů umožní.

V případě, že by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, nelze žádosti o přenositelnost osobních údajů vyhovět.

Právo vznést námitku proti zpracování

Podle článku 21 Nařízení máte právo vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů, které jsou zpracovávány z důvodu oprávněného zájmu Šumbaráku, popř. na základě přímého marketingu.

V případě, že Šumbarák neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převyšuje nad vašimi zájmy (jako subjektu údajů), je organizace Šumbarák povinna na základě námitky vyhodnocené jako důvodné ukončit zpracování bez zbytečného odkladu.

Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů

Souhlas poskytnutý ke zpracování osobních údajů jste oprávněna/oprávněn kdykoliv odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu poskytnutého před jeho odvoláním. Odvolat souhlas je možné stejným způsobem, jakým byl poskytnut.

Automatizované individuální rozhodování včetně profilování

Máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro vás mohlo mít právní účinky nebo se vás obdobným způsobem významně dotklo. Šumbarák v tomto směru uvádí, že neprovádí automatizované rozhodování bez vlivu lidského posouzení s právními následky pro subjekty údajů.

Právo obrátit se na Úřad na ochranu osobních údajů

V případě pochybností týkající se ochrany a zpracování vašich osobních údajů máte právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

Jak můžete svá výše uvedená práva uplatnit?

Pro uplatnění veškerých svých výše uvedených práv nás můžete kontaktovat běžným způsobem nebo kontaktovat pověřence pro ochranu osobních údajů na emailové adrese poverenecGDPR.sumbarak@portavita.cz.

Pověřenec na ochranu osobních údajů

Od 25.5.2018 je k dispozici kontakt na pověřence pro ochranu osobních údajů ve smyslu Nařízení: Šumbarák, pobočný spolek Spolku PORTAVITA, Pověřenec pro ochranu osobních údajů, IČ 04104285, zaps ve spolkovém rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě pod sp. zn. L 14331, sídlem Nám. T. G. Masaryka 810/4, 736 01 Havířov - Šumbark, e-mail poverenecGDPR.sumbarak@portavita.cz

Seznamte se Zásadami zpracování osobních údajů organizace Šumbarák zodpovědně a pečlivě a v případě jakýchkoliv nejasností nás neváhejte kontaktovat na emailu poverenecGDPR.sumbarak@portavita.cz.