Zásady zpracování osobních údajů PORTAVITA

Ochranu vašich osobních údajů myslíme vážně

  Tímto dokumentem vám poskytujeme informace o zpracování osobních údajů Spolku PORTAVITA, IČ 22611908, zaps. ve spolkovém rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě pod sp. zn. 10352, sídlem Nám. T. G. Masaryka 810/4, 736 01 Havířov - Šumbark (dále též jen „Spolek PORTAVITA“), rozsahu osobních údajů, které zpracováváme, k jakým účelům, z jakého právního titulu, jak dlouho Spolek PORTAVITA tyto osobní údaje zpracovává, komu a z jakého důvodu je může předat a současně podáváme informace o vašich právech souvisejících se zpracováním osobních údajů. Chceme vás ujistit, že vaše osobní údaje zpracováváme s řádnou péčí a v souladu s právními předpisy. Vaše osobní údaje chráníme v maximální možné míře, zajišťujeme jejich důvěrnost a integritu za využití organizačních a technických opatření, které neustále aktualizujeme a modernizujeme. Tyto zásady zpracování osobních údajů (dále též jen „Zásady“) se týkají zpracování osobních údajů žadatelů o poskytování sociální služby, účastníků komunitních činností, uživatelů sociální služby, bývalých uživatelů sociální služby, rodinných příslušníků žadatelů a uživatelů sociální služby a účastníků komunitních činností (vč. dětí), osob spolubydlících a osob, které jsou v jakémkoliv smluvním vztahu se Spolkem PORTAVITA. Osobní údaje dětí (osoby mladší 16 let) zpracováváme pouze na základě souhlasu rodičů či jiných zástupců, kteří rozhodují o tom, zda poskytnutí osobních údajů dítěte není v rozporu s jeho zájmy, popř. z důvodu plnění právní povinnosti.   Nebudete-li jakékoliv informaci týkající se zpracování vašich osobních údajů rozumět, popř. budete-li chtít jakékoliv informace podávané v tomto dokumentu blíže vysvětlit, neváhejte se na nás obrátit. Rádi vám vše srozumitelně vysvětlíme.    

Slovníček pojmů

 
Pojem Význam pojmu
Dozorový úřad   Úřad na ochranu osobních údajů, Praha 7, Pplk. Sochora 27, www.uoou.cz  
EU resp. Unie, Evropská unie je definována jako nástroj, který si členské státy vytvářejí k prosazování svých společných cílů
Evidence jakýkoliv strukturovaný soubor osobních údajů přístupných podle zvláštních kritérií, ať již je centralizovaný, decentralizovaný, nebo rozdělený podle funkčního či zeměpisného hlediska
Nařízení   Nařízení Evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů).   V textu též jen „Nařízení“.   Označováno též jak GDPR.  
Osobní údaje Veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (subjekt údajů); identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.
Pověřenec Osoba dohlížející na soulad zpracování osobních údajů s Nařízením, kontaktní místo pro subjekty údajů a Dozorový úřad. Dále v textu též jen „Pověřenec“.
Profilování   Jakákoli forma automatizovaného zpracování osobních údajů spočívající v jejich použití k hodnocení některých osobních aspektů vztahujících se k fyzické osobě, zejména k rozboru nebo odhadu aspektů týkajících se jejích pracovního výkonu, ekonomické situace, zdravotního stavu, osobních preferencí, zájmu, spolehlivost, chování, místa, kde se nachází, nebo pohybu.  
Příjemce   Fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, kterým jsou osobní údaje poskytnuty, ať už se jedná o třetí stranu, či nikoli. Avšak orgány veřejné moci, které mohou získávat osobní údaje v rámci zvláštního šetření v souladu s právem členského státu, se za příjemce nepovažují; zpracování těchto osobních údajů těmito orgány veřejné moci musí být v souladu s použitelnými pravidly ochrany osobních údajů pro dané účely zpracování.  
Souhlas subjektu údajů Jakýkoliv svobodný, konkrétní informovaný a jednoznačný projev vůle, kterým subjekt údajů dává prohlášením či jiným zjevným potvrzením své svolení ke zpracování svých osobních údajů.
Správce Fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů; jsou-li účely a prostředky tohoto zpracování určeny právem Unie či členského státu, může toto právo určit dotčeného správce nebo zvláštní kritéria pro jeho určení. Pro účely tohoto dokumentu je správcem údajů Spolek PORTAVITA, IČ 22611908, zaps. ve spolkovém rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě pod sp. zn. 10352, sídlem Nám. T. G. Masaryka 810/4, 736 01 Havířov – Šumbark (dále jen „Spolek PORTAVITA“).  
Subjekt údajů Fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat odkazem na určitý identifikátor – osobní údaj.
Třetí strana Fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který není subjektem údajů, správcem, zpracovatelem ani osobou přímo podléhající správci nebo zpracovateli, jež je oprávněna ke zpracování osobních údajů.
Zákon č. 101/2000 Sb. Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů ve znění pozdějších předpisů.
Zpracování Jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.
Zpracovatel Fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce.
Zvláštní kategorie osobních údajů Osobní údaje, které vypovídají o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či politickém přesvědčení nebo členství v odborech, genetické údaje, biometrické údaje jedinečně identifikující fyzické osoby a údaje o zdravotním stavu či o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby.
 

Správce vašich osobních údajů

  Správcem vašich osobních údajů je Spolek PORTAVITA, který od vás osobní údaje získal, a který je zpracovává k naplnění jednoho nebo více účelů. Správce vaše údaje shromažďuje, disponuje jimi a nese odpovědnost za jejich řádné a zákonné zpracování v souladu s Nařízením a platnými právními předpisy na ochranu osobních údajů. Svá práva v oblasti zpracování a ochrany osobních údajů specifikovaná níže můžete uplatňovat vůči Správci.

Uzavření smluvního vztahu, sjednání služby

Uzavíráte-li se Spolkem PORTAVITA smluvní vztah (zejm. nájemní smlouvu), či sjednáváte jinou službu, předáváte nám vaše základní identifikační a kontaktní údaje a podle povahy též další údaje, abychom byli schopni s vámi uzavřít smlouvu, resp. abychom mohli posoudit, zda vám můžeme uzavření nájemní smlouvy či odpovídající sociální službu či další službu nabídnout.

Komunikujete a jednáte s námi

Ať už s námi komunikuje elektronicky, písemně, po telefonu, nebo při osobní návštěvě, shromažďujeme osobní údaje v průběhu komunikace s vámi.  

Zpracovávané osobní údaje

Zpracováváme pouze takové osobní údaje, abychom vám mohli poskytovat kvalitní a adekvátní sociální, příp. další službu, abychom dodržovali naše zákonné povinnosti a chránili své oprávněné zájmy. Údaje shromažďujeme především o subjektech údajů, kteří se o námi poskytované sociální služby nebo činnosti zajímají nebo je využívají, kteří se o naše služby zajímají a kteří nás oslovili. Zpracováváme vaše základní osobní údaje, bez kterých by nemohl vztah mezi námi a vámi vzniknout, údaje o sociálních a dalších službách, které využíváte, údaje z naší komunikace a další údaje, aby okruh údajů byl přiměřený, relevantní a omezený na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu, pro který vaše osobní údaje shromažďujeme a zpracováváme. Kompletní výčet účelů, pro které vaše osobní údaje zpracováváme, jakož i upřesnění konkrétních zpracovávaných údajů pro daný účel, naleznete v části „Účel zpracování osobních údajů“.  

Kategorie subjektů, jejichž osobní údaje zpracováváme, jsou

  • žadatelé o poskytování sociální služby
  • účastníci komunitních činností
  • uživatelé sociální služby
  • bývalí uživatelé sociální služby
  • žadatelé, účastníci, uživatelé a bývalí uživatelé terénních služeb
  • rodinní příslušníci žadatelů a uživatelů sociální služby a účastníků komunitních činností a terénních služeb (vč. dětí), osoby spolubydlící (dále jen „Třetí osoby“)
  • zájemci o uzavření smluvního vztahu se Spolkem PORTAVITA
  • nájemci Spolku PORTAVITA, tj. osoby ve smluvním vztahu se Spolkem PORTAVITA
  • osoby spolubydlící a rodinní příslušníci osob spolubydlících a nájemců, vč. dětí (dále jen „Spolubydlící osoby“)
  • osoby navštěvující nájemce, Spolubydlící osoby a jejich rodinní příslušníci v bytech Spolku PORTAVITA
  • osoby zajišťující služby (správu, údržbu a opravy) v bytech a domech Spolku PORTAVITA (zejm. zaměstnanci dodavatelských firem)
  • osoby vyskytující se z jakéhokoliv důvodu v perimetru kamerového systému provozovaného v prostorách, bytech a domech Spolku PORTAVITA
 

Kategorie zpracovávaných osobních údajů

Identifikační osobní údaje

Mezi základní identifikační údaje patří vaše jméno, příjmení, datum narození, akademický titul, číslo průkazu totožnosti (občanský průkaz, popř. pas), adresa místa trvalého pobytu, adresa bydliště, příp. přechodného bydliště, příp. jiná kontaktní adresa, státní příslušnost, vyobrazení vašeho podpisu, pokud podnikáte také IČ, DIČ a adresa sídla.

Kontaktní údaje

Vašimi kontaktními údaji jsou telefon, e-mail, popř. adresa vašeho profilu na sociálních sítích a zaměstnavatel. Kontaktní údaje slouží zejména k operativnímu způsobu vedení komunikace a tím ke komfortnějšímu poskytování služeb. Abyste mohli využívat naše aplikace a mohli s námi komunikovat elektronicky, spravujeme též vaše přístupové údaje – zejména přihlašovací jméno, heslo, autentizační certifikáty a další zabezpečovací prvky tak, abychom vás mohli při elektronické komunikaci bezpečně identifikovat. Údaje o využívaných sociálních a dalších službách Zpracováváme rovněž údaje o tom, které námi nabízené sociální a další služby (komunitní povahy) využíváte. V souvislosti s tím evidujeme naši vzájemnou související komunikaci, individuální plán a doporučení. V souvislosti s využívanými službami evidujeme vaše transakční údaje, tj. údaje o platbě, čísla bankovních účtů, údaje o vašich příjmech, potenciální zájem o poskytované služby. V souvislosti s využívanými službami zpracováváme též vaše odvozené osobní údaje (např. rozsah využívaných služeb apod.). Získané informace nám napomáhají zejména k nalezení optimální nabízené sociální a další služby. Ostatní údaje Zpracováváme vaše základní fyzické charakteristiky jako je pohlaví, věk, sociálně-ekonomické (např. struktura a výše nákladů) a sociálně-demografické charakteristiky (manželství/partnerství, počet dětí, vzdělání, zaměstnání, informace o bydlení a domácnosti), údaje o životním stylu (např. návyky, trávení volného času), významné mezníky (stěhování) a riziková data (bonitu a důvěryhodnost, hodnocení rizik). Tyto údaje nám umožňují poskytovat vám sociální službu dle vašich potřeb. Osobní údaje Třetích osob V souvislosti se správným nastavením nabízených a využívaných sociálních a dalších služeb může docházet též ke zpracovávání osobních údajů Třetích osob. S ohledem na zvyšování kvality poskytovaných služeb, nabízíme i Třetím osobám možnost využívávat nabízené sociální služby. Z tohoto důvodu musíme zpracovávat jejich osobní údaje v rozsahu kontaktních údajů, údajů o využívaných službách a dalších službách, ostatních údajů i dalších údajů. Některé tyto osobní údaje jsme povinni zpracovávat z titulu právních předpisů. Další údaje S ohledem na společenskou odpovědnost a z důvodu veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví, abychom mohli nabídnout odpovídající služby i osobám s handicapem či seniorům, zpracováváme i osobní údaje tohoto charakteru. S ohledem na tyto údaje jsme schopni poskytnout vám služby, které jsou pro vás specifické a komfortní.  

Účel zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme v nezbytném rozsahu pro příslušný účel. Povinnost zpracovávat osobní údaje nám stanovuje řada právních předpisů. Mnohé údaje musíme zpracovávat pro účely archivace. Některé údaje zpracováváme z důvodů ochrany práv a právem chráněných zájmů jak Spolku PORTAVITA, tak i třetích osob. Zpracování z tohoto důvodu pečlivě posuzujeme. V ostatních případech zpracováváme vaše osobní údaje pouze s vaším souhlasem.  

Účely zpracování vašich osobních údajů jsou zejména následující:

Zpracováváme pouze takové osobní údaje, které jsou potřebné a nezbytné pro poskytování sociální služby, terénní služby, popř. komunitní činnosti. Tyto údaje zpracováváme pouze v nezbytném rozsahu a pouze po nezbytnou dobu.

Realizace komunitní činnosti

Pro účely realizace komunitní činnosti zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:
  • identifikační osobní údaje
  • kontaktní údaje
  • údaje o využívaných sociálních a dalších službách
  • osobní údaje Třetích osob
  • ostatní údaje
  • další údaje
    Právním titulem pro zpracování výše specifikovaných osobních údajů je:
  • plnění povinností z právních předpisů,
  • oprávněný zájem správce či třetí strany,
  • plnění smlouvy.
 

Poskytování sociální služby

Cílem poskytování sociální služby je:
  • Dosažení a udržení kvalitního bydlení (pravidelná platba podnájmu, údržba bytové jednotky apod.)
  • Rozvoj sociálních kompetencí klientů (zvládání dobrého sousedského soužití, dodržování dobrých mravů, jednání na úřadech a dalších institucích, školských a zdravotnických zařízeních apod.)
  • Posilování dovedností při hospodaření v domácnosti
V průběhu poskytování sociální služby se setkáváme s různými životními situacemi, při kterých potřebujeme zpracovávat vaše osobní údaje v rozsahu, ve kterém jste nám je sdělili, popř. které je nezbytné doplňovat, opravovat a rozšiřovat (např. při změně vašich osobních údajů, životní situace apod). Pro tento účel zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:
  • identifikační osobní údaje
  • kontaktní údaje
  • údaje o využívaných sociálních a dalších službách
  • osobní údaje Třetích osob
  • ostatní údaje
  • další údaje.
Právním titulem pro zpracování výše specifikovaných osobních údajů je:
  • plnění povinností z právních předpisů
  • plnění smlouvy.
 

Vedení a zpracování individuálních písemných záznamů

V souvislosti s vedením individuálních písemných záznamů a zpracováním individuálních plánů plánujeme průběh poskytování sociální služby podle osobních cílů, potřeb a schopností osob, kterým poskytujeme sociální služby, vedeme písemné individuální záznamy o průběhu poskytování sociální služby a hodnotíme průběh poskytování sociální služby, je-li to možné s ohledem na váš zdravotní stav a druh poskytované sociální služby, nebo za účasti vašeho zákonného zástupce nebo opatrovníka. Výstupy hodnocení zapisujeme do individuálních písemných záznamů. V souvislosti s vedením a zpracováním individuálních písemných záznamů zpracováváme vaše osobní údaje v rozsahu:
  • identifikační osobní údaje
  • kontaktní údaje
  • údaje o využívaných sociálních a dalších službách
  • osobní údaje Třetích osob
  • ostatní údaje
  • další údaje.
Právním titulem pro zpracování výše specifikovaných osobních údajů je:
  • plnění povinností z právních předpisů.
 

Realizace terénních služeb

V souvislosti s poskytováním sociální služby terénního programu vám poskytujeme terénní služby za účelem minimalizace případných rizik vašeho způsobu života, zprostředkování kontaktu se společenským prostředím, pomoc při uplatňování práv, oprávněných zájmů a při obstarávání osobních záležitostí. Pro tento účel zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:
  • identifikační osobní údaje
  • kontaktní údaje
  • údaje o využívaných sociálních a dalších službách
  • osobní údaje Třetích osob
  • ostatní údaje
  • další údaje
Právním titulem pro zpracování výše specifikovaných osobních údajů je:
  • plnění povinností z právních předpisů

Identifikace a autentizace  subjektu údajů

Za účelem komunikace a jednání s vámi, a v případě uplatňování ochrany vašich osobních práv, je nezbytná vaše identifikace. Pro tento účel zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:
  • identifikační osobní údaje
  • kontaktní údaje
  • údaje o využívaných službách
  • osobní údaje Spolubydlících osob.
Právním titulem pro zpracování výše specifikovaných osobních údajů je:
  • plnění povinností z právních předpisů.
  Vnitřní správa, statistické zpracování dat, reporting Vaše osobní údaje zpracovávají při plnění svých interních povinností naši zaměstnanci. Pro poskytování sociální služby jsou nastaveny standardy poskytování sociálních služeb, procesy a interní pokyny. Vaše osobní údaje jsou používány pro účely plánování, vyhodnocování nebo zvýšení efektivity. Za účelem reportingu a statistického vyhodnocení jsou data agregována (spojována či seskupována), čímž již nedochází ke zpracování konkrétních osobních údajů týkajících se vaší osoby. Právním titulem pro zpracování výše specifikovaných osobních údajů je:
  • pro plnění smlouvy
  • plnění povinností z právních předpisů.
 

Smluvní vztahy

Příprava uzavření smlouvy na základě vaší žádosti Zpracováváme pouze takové osobní údaje, které jsou potřebné a nezbytné pro uzavření a plnění smluvního vztahu. Abychom s vámi mohli uzavřít smlouvu, potřebujeme znát vaše základní identifikační údaje, kontaktní údaje. Další údaje, které od vás získáváme, souvisí s rozsahem služeb poskytovaných v souvislosti s realizací smluvního (zejména nájemního) vztahu. Pro uzavření nájemní smlouvy a z důvodu řádného výběru smluvního partnera a z jiných důvodů (např. posouzení možnosti přiznání příspěvku, popř. doplatku na bydlení) potřebujeme zpracovávat i vaše další osobní údaje, popř. údaje Spolubydlících osob, aby bylo možno zjistit údaje o bonitě. Tyto údaje zpracováváme pouze v nezbytném rozsahu a pouze po nezbytnou dobu. Údaje až do podpisu smlouvy používáme pouze k přípravě návrhu smlouvy na vaši žádost. Po podpisu smlouvy zpracováváme osobní údaje pouze za účelem její realizace. Pokud nebude smlouva podepsána, zpracováváme je pouze tehdy, pokud nám k jejich zpracování bude svědčit jiný titul. Pro tento účel zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:
  • identifikační osobní údaje
  • kontaktní údaje
  • ostatní údaje
  • osobní údaje Spolubydlících osob
  • další údaje.
Právním titulem pro zpracování výše specifikovaných osobních údajů je:
  • plnění smlouvy
  • plnění povinností z právních předpisů
  • ochranu našich práv a oprávněných zájmů
Realizace smluvních vztahů V průběhu trvání nájemního vztahu se setkáváme s různými životními situacemi, při kterých potřebujeme zpracovávat vaše osobní údaje v rozsahu, ve kterém jste nám je sdělili při uzavření smluvního vztahu, popř. které je nezbytné doplňovat, opravovat a rozšiřovat (např. při změně vašich osobních údajů). Například za účelem správného nastavení vašich úhrad nás musíte informovat o spolubydlících osobách, kteří s vámi sdílí domácnost. Osobní údaje těchto osob nadále zpracováváme v nezbytné míře a rozsahu. Pro tento účel zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:
  • identifikační osobní údaje
  • kontaktní údaje
  • ostatní údaje
  • údaje o využívaných službách
  • osobní údaje Spolubydlících osob
  • další údaje.
Právním titulem pro zpracování výše specifikovaných osobních údajů je:
  • plnění smlouvy
  • plnění povinností z právních předpisů
  • pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů.
Aktualizace přijatých opatření a zasílání servisních zpráv a dalších provozních sdělení Za účelem řádného plnění našich služeb, zpřístupnění základních informací, návrhu řešení vašich životních situací, vám zasíláme zprávy, informace, aktualizovaná opatření, které slouží k řádnému, bezpečnému a maximálnímu využívání vašich práv daných smluvním vztahem. Tato sdělení jsou zasílána různými formami, včetně využití listinné korespondence, telefonu, SMS, faxu, e-mailu, internetu, prostřednictvím klientských portálů, mobilních aplikací, sociálních sítí či firemního magazínu. Pro tento účel zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:
  • identifikační osobní údaje
  • kontaktní údaje
  • údaje o využívaných službách
  • osobní údaje Spolubydlících osob
  • další údaje.
Právním titulem pro zpracování výše specifikovaných osobních údajů je:
  • pro plnění smlouvy
  • plnění povinností z právních předpisů
  • pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů
 

Technická a organizační opatření

Kamerové a monitorovací systémy Za účelem ochrany majetku, bezpečnosti, života a zdraví a jako prevence před vandalismem a zamezení vstupu nežádoucích osob, jakož i za účelem sekundárního bezpečnostního prvku pro případ narušení primárních zabezpečovacích systémů, jsou některé naše bytové domy a další prostory, monitorovány kamerovým systémem se záznamem. Kamerové systémy jsou instalovány tak, aby v žádném případě nezasahovaly do vašeho soukromí či soukromí třetích osob a slouží primárně k ochraně jak našeho, tak vašeho majetku a zajištění bezpečnosti. Provoz kamerových systémů pro nás obvykle zajišťuje třetí subjekt, přičemž systémy organizačního a technického zabezpečení jsou přísně nastaveny. Pro tento účel zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:
  • další údaje.
Právním titulem pro zpracování výše specifikovaných osobních údajů je:
  • plnění povinností z právních předpisů
  • pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů.
Výkon a ochrana práv V případě, že nám vzniknou vůči vám jakékoliv nároky či pohledávky, jsme nuceni vymáhat tyto nároky právní cestou, resp. pokud jsme účastníky soudního řízení a řízení se týká vaší osoby, použijeme v nezbytném rozsahu vaše základní a kontaktní údaje, údaje o produktech a službách, údaje z naší komunikace, případně další údaje nezbytné k ochraně našich práv. Pro tento účel zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:
  • identifikační osobní údaje
  • kontaktní údaje
  • údaje o využívaných službách
  • osobní údaje Spolubydlících osob.
Právním titulem pro zpracování výše specifikovaných osobních údajů je:
  • plnění povinností z právních předpisů
  • pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů.
Testování systémů, softwaru, hardwaru a jiných technologií S ohledem na pravidelnou implementaci a aktualizaci systémů, softwaru, hardwaru a jiných technologií, které nelze zavést bez účinného testování, je toto testování založeno obvykle i na testování údajů našich klientů. Nelze-li využít jiných prostředků a způsobů, v nezbytných případech a omezeném rozsahu mohou být vaše data využita k testování systémů, softwaru, softwarových změn, hardwaru, jiných technologií a školení našich zaměstnanců. Pro tento účel zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:
  • identifikační osobní údaje
  • kontaktní údaje
  • ostatní údaje
  • údaje o využívaných službách
  • osobní údaje Spolubydlících osob
  • další údaje.
Právním titulem pro zpracování výše specifikovaných osobních údajů je:
  • pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů.
Vnitřní správa Spolku PORTAVITA, řízení informací, optimalizace procesů, školení, reporting Vaše osobní údaje zpracovávají při plnění svých interních povinností naši zaměstnanci. Pro konkrétní situace a případy jsou u nás nastaveny procesy, interní pokyny, schvalovací systémy a reportovací systémy. Vaše osobní údaje jsou používány pro účely plánování, vyhodnocování nebo zvýšení efektivity. Za účelem reportingu či ekonomických výsledků jsou data agregována (spojována či seskupována), čímž již nedochází ke zpracování konkrétních osobních údajů týkajících se vaší osoby, ale jde již pouze o statistické vyhodnocení. Pro tento účel zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:
  • identifikační osobní údaje
  • kontaktní údaje
  • ostatní údaje
  • údaje o využívaných službách
  • osobní údaje Spolubydlících osob
  • další údaje.
Právním titulem pro zpracování výše specifikovaných osobních údajů je:
  • pro plnění smlouvy
  • plnění povinností z právních předpisů
  • pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů.
 

Jak dlouho vaše osobní údaje uchováváme?

Vaše osobní údaje uchováváme pouze po dobu ne delší, než je nezbytné pro účely, pro které jsou zpracovávány Dochází-li ke zpracování více kategorií osobních údajů a některé kategorie údajů již nebudou nezbytné pro naplnění žádného z výše stanovených účelů, tyto údaje neprodleně vymazáváme, popř. anonymizujeme, tj. technicky nevratně upravujeme tak, že na jejich základě nelze provést identifikaci konkrétní osoby, tzn. takovéto údaje již nemají povahu osobního údaje. Délka zpracování většiny dat je určena právními předpisy, podle kterých je délka archivace nastavena. Vaše osobní údaje, které zpracováváme pro účely, jejichž právními tituly jsou plnění smlouvy či plnění povinností z právních předpisů, zpracováváme do doby vyřešení a vypořádání všech souvisejících právních záležitostí a dále po dobu běhu promlčecí či prekluzivní lhůty. Vaše osobní údaje, které zpracováváme na základě vašeho souhlasu, uchováváme po dobu platnosti tohoto souhlasu. Pro prokázání vzniku, trvání, změnu či odvolání souhlasu uchováváme z titulu našich oprávněných zájmů tento souhlas po celou dobu jeho platnosti a dále 5 let po jeho zániku.  

Musíte nám své osobní údaje poskytovat?

Zpracování některých osobních údajů, které probíhá na základě smlouvy, popř. plnění právní povinnosti, je nezbytné a bez jejich předání nelze sociální a další službu poskytnout. Nechcete-li, nebo nemůžete-li, nám některé vaše osobní údaje poskytnout, a tyto údaje jsou pro plnění smlouvy či služby povinné, nemůžeme vám související službu poskytnout. Některé údaje zpracováváme pouze na základě vámi poskytnutého souhlasu. Poskytnutí těchto osobních údajů je z vaší strany dobrovolné. Udělený souhlas se zpracováním osobních údajů můžete kdykoliv odvolat, a to i to samostatně k jednotlivému účelu, v rámci něhož si nepřejete, aby vaše osobní údaje byly dále zpracovávány. Některé osobní údaje získáváme i z veřejných zdrojů a rejstříků. Pomocí těchto zdrojů můžeme ověřovat správnost poskytnutých údajů, příp. vaši důvěryhodnost a bonitu.  

Příjemci osobních údajů

Získané osobní údaje zpracováváme primárně v rámci naší vlastní činnosti. Údaje můžeme poskytnout třetím osobám pouze tehdy, ukládá-li nám to právní předpis, popř. nám k tomu dáte souhlas. Vaše data jsme povinni předávat různým státním orgánům, vždy se tak děje pouze za podmínek stanovených právními předpisy. Pokud je to nezbytné k dosažení některého z výše specifikovaných účelů, předáváme vaše data třetímu subjektu, který je povinen nám doložit, že jeho úroveň zpracování osobních údajů a zabezpečení osobních údajů odpovídá předpisům na ochranu osobních údajů. Spolupracující subjekty Některé naše činnosti jsou poskytovány prostřednictvím nebo v součinnosti s našimi spolupracujícími subjekty. Činnosti těchto subjektů obvykle probíhají v souladu s uzavřenou smlouvou o zpracování osobních údajů a tyto subjekty podle našeho auditu a kontroly poskytují dostatečné záruky a mají zavedena vhodná technická a organizační opatření v souladu s platnými právními předpisy na ochranu osobních údajů. Tito zpracovatelé jsou oprávněni zpracovávat vaše osobní údaje pouze pro účely výkonu činností, ke kterým byli pověřeni. Pro účely výkonu činnosti v souladu se smlouvou o zpracování osobních údajů není vyžadován váš souhlas, neboť takové zpracování probíhá na základě smlouvy a právního předpisu.Některé další činnosti, které jsou zajišťovány pro Spolek PORTAVITA třetími subjekty, a při nichž může dojít k předání osobních údajů:
  • subjekty zajišťující účetní a personální služby,
  • advokáti,
  • finanční a daňoví poradci,
  • poskytovatelé IT služeb, včetně cloudových uložišť,
  • poskytovatelé archivačních služeb,
  • poskytovatelé tiskových a poštovních služeb,
  • jiní poradci a poskytovatelé dalších služeb.
 

Pobočné spolky PORTAVITY

V rámci poskytování sociální služby může docházet k předávání vašich osobních údajů našim hlavním partnerům v oblasti poskytování sociální služby, kterými jsou:
  • Šumbarák, pobočný spolek Spolku PORTAVITA
  • Orlovák – sociální bydlení, pobočný spolek Spolku PORTAVITA
  • Zázemí, pobočný spolek Spolku PORTAVITA
  • Stabilita, pobočný spolek Spolku PORTAVITA.
 

Jaká jsou vaše práva v oblasti ochrany osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme transparentně, korektně a v souladu s předpisy upravujícími ochranu osobních údajů. Máte právo na přístup ke svým osobním údajům, jakož i další práva, pokud se domníváte, že zpracování vašich osobních údajů není v pořádku. Chcete odvolat svůj souhlas? V případech, kdy zpracováváme osobní údaje na základě vašeho souhlasu, jste oprávněni tento souhlas kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zpracování vašich údajů, které bylo činěno na základě platného souhlasu až do momentu jeho odvolání. Chcete-li omezit nebo odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů, můžete nás kontaktovat běžným způsobem nebo kontaktovat pověřence pro ochranu osobních údajů na emailové adrese poverenecGDPR.portavita@portavita.cz Právo na přístup k osobním údajům Podle článku 15 Nařízení máte právo na přístup k osobním údajům, které zahrnuje právo
  • získat informaci, zda dochází ke zpracování osobních údajů;
  • získat informace o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánované době zpracování, o existenci práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování, podat stížnost u dozorového úřadu, o veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů, skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, o vhodných zárukách při předání osobních údajů mimo EU;
  • získat kopie zpracovávaných osobních údajů (pokud tím nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.
V případě opakované žádosti, či zneužívání tohoto práva, je Spolek PORTAVITA oprávněn za kopii osobních údajů účtovat přiměřený poplatek. Právo na opravu nepřesných údajů Podle článku 16 Nařízení máte právo, aby byly bez zbytečného odkladu opraveny nepřesné osobní údaje, které se vás týkají a které zpracovává Spolek PORTAVITA. V rámci smluvního vztahu máte současně povinnost oznamovat změny svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo. Zároveň jste povinni poskytnout Spolku PORTAVITA součinnost, bude-li zjištěno, že osobní údaje, které o vás zpracováváme, nejsou přesné. Opravu provede Spolek PORTAVITA bez zbytečného odkladu, s přihlédnutím k technickým možnostem. Právo na výmaz Podle článku 17 Nařízení máte právo, aby byly vaše osobní údaje vymazány, pokud Spolek PORTAVITA neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů. Právo na výmaz není tedy právem absolutním a každá žádost o výmaz bude ze strany Spolku PORTAVITA individuálně posouzena. Výmaz osobních údajů nelze dále učinit v případě, kdy Spolek PORTAVITA zpracovává osobní údaje např.:
  • na základě právní povinnosti podle práva EU nebo práva členského státu, která Spolku PORTAVITA ukládá, aby osobní údaje uchovával (např. povinnosti podle zákoníku práce, zákona o bankách, zákona o účetnictví atd.),
  • ke splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu, kterým je pověřen, nebo při výkonu veřejné moci;
  • z důvodu veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví;
  • z důvodu archivace ve veřejném zájmu, pro účely vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely;
  • za účelem určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků.
Právo na omezení zpracování Podle čl. 18 Nařízení máte do doby vyřešení podnětu právo na omezení zpracování, pokud popíráte správnost osobních údajů, legalitu zpracování osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo podáte námitku proti jejich zpracování. Právo na přenositelnost osobních údajů Podle článku 20 Nařízení máte právo na přenositelnost údajů, které se vás týkají a které jste poskytla/poskytl Spolku PORTAVITA, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo požádat Spolek PORTAVITA o předání těchto údajů jinému správci. Právo na přenositelnost osobních údajů můžete uplatnit pouze tehdy, pokud je zpracování osobních údajů prováděno automatizovaně a jeho zpracování je současně založena na vašem souhlasu nebo smluvím vztahu, popř. pokud Spolek PORTAVITA přenos údajů umožní. V případě, že by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, nelze žádosti o přenositelnost osobních údajů vyhovět. Právo vznést námitku proti zpracování Podle článku 21 Nařízení máte právo vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů, které jsou zpracovávány z důvodu oprávněného zájmu Spolku PORTAVITA. V případě, že Spolek PORTAVITA neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převyšuje nad vašimi zájmy (jako subjektu údajů), je Spolek PORTAVITA povinen na základě námitky vyhodnocené jako důvodné ukončit zpracování bez zbytečného odkladu. Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů Souhlas poskytnutý ke zpracování osobních údajů jste oprávněna/oprávněn kdykoliv odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu poskytnutého před jeho odvoláním. Odvolat souhlas je možné stejným způsobem, jakým byl poskytnut. Automatizované individuální rozhodování včetně profilování Máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro vás mohlo mít právní účinky nebo se vás obdobným způsobem významně dotklo. Spolek PORTAVITA v tomto směru uvádí, že neprovádí automatizované rozhodování bez vlivu lidského posouzení s právními následky pro subjekty údajů. Právo obrátit se na Úřad na ochranu osobních údajů V případě pochybností týkající se ochrany a zpracování vašich osobních údajů máte právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).  

Jak můžete svá výše uvedená práva uplatnit?

Pro uplatnění veškerých svých výše uvedených práv nás můžete kontaktovat běžným způsobem nebo kontaktovat pověřence pro ochranu osobních údajů na emailové adrese poverenecGDPR.portavita@portavita.cz.  

Pověřenec na ochranu osobních údajů

Od 25.5.2018 je k dispozici kontakt na pověřence pro ochranu osobních údajů ve smyslu Nařízení: Spolek PORTAVITA, Pověřenec pro ochranu osobních údajů, IČ 22611908, zaps. ve spolkovém rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě pod sp. zn. 10352, sídlem Nám. T. G. Masaryka 810/4, 736 01 Havířov - Šumbark, e-mail poverenecGDPR.portavita@portavita.cz  

Seznamte se Zásadami zpracování osobních údajů Spolku PORTAVITA zodpovědně a pečlivě a v případě jakýchkoliv nejasností nás neváhejte kontaktovat osobně, popř. na emailu poverenecGDPR.portavita@portavita.cz.